Susanne van der Velden,
17-5-2018

Best spannend dat Internet of Teams

The Internet of Teams vraagt van je dat je je samenwerking digitaal stroomlijnt en samenbrengt op een centrale plek. Eén platform waar je met én van elkaar kan leren, maar wat op haar beurt ook weer van jullie leert. Dit kan heel goed gaan en tot betere prestaties leiden maar kan ook snel een gevoel van ‘Big brother is watching you’ geven. 

In een eerdere software onderneming ontwikkelde we een applicatie voor een opdrachtgever. Het idee achter de applicatie was erg mooi en nobel. Namelijk het vergroten van het bewustzijn van mensen en teams in organisaties ten aanzien van hoe zij zich voelden en hoe het gesteld was met een aantal thema’s zoals autonomie en groei. Dit alles ten behoeve van succesvollere teams, meer mindfullness en bevlogenheid. In theorie was dit allemaal erg mooi, echter de applicatie werd zo opgezet dat mensen vooral data zaten in te voeren. Ze kregen daar wel een (statisch) dashboard voor terug maar verder was het vooral veel 1-richtingsverkeer en een erg individuele bedoeling. 

Management kreeg echter toegang tot veel diepgaandere dashboards, zodat zij goed zicht hadden op wat er gebeurde, HR analytics avant la lettre. Althans in theorie, want wat we namelijk uit de analyse van de data leerden was dat mensen vooral het idee hadden dat ze de database van de baas zaten te vullen, wat vervolgens als ‘dossiervorming’ kon worden ingezet. Het gebruik werd, zoals je wellicht kan begrijpen, nooit een groot succes. De teams hadden het gevoel dat ze van bovenaf werden bekeken zonder zelf de handvatten aangereikt te krijgen die bijdroegen aan hun (team) ontwikkeling. 


Integere transparantie

Na deze exercitie heb ik mezelf voorgenomen om nooit meer te gaan werken aan management dashboards. Ik geloof van harte in transparantie, maar ook in psychologische veiligheid als randvoorwaarden voor innovatie, wendbaarheid en duurzaam succesvolle teams. Die combinatie ‘trust and transparency’ binnen organisaties brengen beschouw ik als mijn professionele missie. Als wij zaken transparant maken dan doen we dat op een integere wijze. Óf het wordt transparant voor diegenen die het betreft, óf het wordt transparant voor iedereen binnen de organisatie, maar niet iets daar tussenin. Dus géén HR analytics die vooral inzichten geeft die de HR afdeling en het management dienen om eens assertief het gesprek aan te gaan met ‘de vloer’. Dat heeft wat mij betreft dus ook niets te maken met the Internet of Teams. Want deze IoT is gericht op het inzetten van de kracht van Big Data ter bevordering van de handelsvrijheid, ontwikkelruimte en de autonomie van het team en haar leden. Ze juist wél de handvatten kunnen reiken die ze nodig hebben. Om de juiste dingen te kunnen doen, om bevlogen en plezierig te werk te kunnen gaan. 

De psychologie kant

Hoe brengt dit alles ons dan bij de de psychologische kant van Smarter Teamwork? En hoe ziet dat slimmer samenwerken er dan uit? 

Waar in de technologie kant verbinding de basis is om de rest op te bouwen, is aan de mens kant verbinding het hoogste doel. Maar voor we daar zijn heb je een aantal stappen te doorlopen. 

Onduidelijke toekomst, Periodiek onderhoud, Handelen op basis van afstemming, Continue bewustzijn van drijfveren en gedrag, Verbinding als team

Stap 1: Organiseren voor wendbaarheid

De ambitie om ‘iets’ te gaan doen aan verandering, ontwikkeling of innovatie met je team komt in de meeste gevallen voort uit een bepaalde onduidelijkheid over de toekomst. Dat hoeft helemaal niets slechts te zijn, sterker nog teams die menen dat de hele toekomst duidelijk is, daarover maken we ons pas zorgen. In tijden van snelle verandering is het ook een hele uitdaging om te weten waar de markt heen beweegt en hoe technologie daar op inspeelt. We weten niet wat de toekomst ons brengt dus moeten we ons zo organiseren dat we wendbaar zijn en ons kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. 

Stap 2: Het periodiek onderhoud van je team

Om dat wendbaar organiseren voor elkaar te krijgen zien we dat er steeds meer wordt ingezet op multidisciplinaire/autonome/zelfsturende/zelforganiserende/agile/scrum/devops teams. Welke smaak je ook kiest (en wij zien in alle smaken zaken goed en niet goed gaan) er wordt een team gevormd en dit team komt regelmatig bij elkaar. We noemen dat in de piramide het periodiek onderhoud. Met een bepaalde regelmaat elkaar treffen om te bespreken wat de status is van het werk, wat goed gaat en wat niet. Waarbij er met een beetje geluk er met enige regelmaat ook wat aandacht voor de persoon achter de collega is en er her en der ook wat aan team ontwikkeling en teambuilding wordt gedaan. Dit is goed, deze zogenaamde feedbackloops zijn de basis van een team en van succesvolle samenwerking. Uiteraard moet je altijd de balans vinden tussen te veel en te weinig vergaderen/afstemmen/samenwerken om het geheel productief te houden maar je zult elkaar moeten treffen in het gesprek om vooruit te komen. Om die balans te behouden is het wel fijn als je aan de technische zijde van je Internet of Teams je informatie hebt gecentraliseerd en gestroomlijnd. Zodat je aan de hand van de relevante informatie en status van zaken met elkaar in gesprek gaat.  

Stap 3: Handelen op basis van onderlinge afstemming

In een volgend level van team ontwikkeling ga je verder in de gesprekken die je met elkaar voert tijdens de momenten dat je samenkomt. Doordat de technische kant van de IoT het team van de juiste data analytics en inzichten voorziet kun je het steeds meer gaan hebben over wat er echt toe doet. Performance management gaat dan niet meer over het afstrepen van een aantal KPI’s of andere ‘moetjes’, maar veel meer over het zelf aan het stuur komen te zitten als team. Waarom lukken bepaalde zaken steeds maar niet, of gaan ze juist heel goed? Wat is jullie eigen definitie van succes, voortgang en ontwikkeling? Welke zaken vind je zinvol om je tijd en energie aan te besteden en welke niet? Door op deze manier met elkaar af te stemmen ontstaat er een veel helderder beeld van hoe te handelen. En met dat heldere beeld vergroot je ook meteen de handelingsvrijheid en autonomie binnen het team zonder dat er anarchie of chaos ontstaat. 

Performance management gaat dan niet meer over het afstrepen van een aantal KPI’s of andere ‘moetjes’, maar veel meer over het zelf aan het stuur komen te zitten als team.

Stap 4: Continu bewustzijn van drijfveren en gedrag

Dit is de fase waarin het systeem je echt kan ondersteunen omdat het ook van jullie leert in plaats van enkel andersom. Het brengt je inzichten over wanneer je het beste kan samenkomen en waar ruimte voor groei is. Op deze manier helpt het systeem de teamleden om meer inzichten te krijgen in het gedrag maar vooral ook de behoeftes en drijfveren van elkaar. Zodat je steeds beter toegerust bent om met elkaar het goede en menselijke gesprek aan te gaan. Waarbij je het ook durft te hebben over de angsten, onzekerheden en kwetsbaarheden die toch de fundamentele basis onder heel veel van ons dagelijkse gedrag vormen. Dit is niet alleen een stevige sprong vooruit in je (persoonlijke) leiderschap maar

Stap 5: Werken vanuit de echte verbinding als team

Vanuit stap 4 is het maar een kleine stap naar het hoogste niveau namelijk dat van verbinding. Je verbonden voelen met anderen en een groter geheel zijn fundamentele voorwaarden voor ons menselijk geluk. Dus kunnen werken vanuit de echte verbinding met elkaar is erg belangrijk om succesvol, wendbaar en effectief te zijn als team. Verbinding komt voort uit vertrouwen, maar ook vanuit volledige acceptatie. Kun je de ander met al z’n negatieve en positieve pluspunten* accepteren voor wie die is en er op vertrouwen dat die persoon het beste haalt uit z’n huidige bewustzijn en ontwikkelingsniveau?

Dat betekend niet dat er niet geleerd, ontwikkeld en verbeterd gaat, moet of kan worden. Maar wel dat je respect kunt hebben voor elkaar dat je als individu en als groep staat waar je nu staat. Als je met elkaar dat niveau van verbinding weet te bereiken dan is vanaf daar alles mogelijk en gebruik je je ‘connectedness’ pas echt om op een menselijke manier steeds slimmer te gaan samenwerken. 

Smarter Teamwork

The Internet of teams helpt je dus om teams te faciliteren in het autonoom en succesvol samenwerken. Om online je te laten helpen om offline de goede dingen te doen. Waardoor je zowel technisch maar vooral ook persoonlijk als team veel beter in verbinding komt te staan. 

Meer lezen waar een Smart Team toe kan leiden? Hoe je teams kan faciliteren in blijvende ontwikkeling?  En hoe je dat op zo’n manier doet dat ze daar energie van krijgen? Lees het in onze Whitepaper Veranderen met Energie! We schreven ‘m samen met de team specialisten van Mensen in bedrijf

*Met dank aan Leo Fransen voor deze prachtige uitspraak en het mij bijbrengen van de balans tussen daadkrachtig en doelgericht handelen, versus het toepassen van iets meer geduld en menselijkheid. 

Slimmer samenwerken